Cách thảo luận nhóm trong công việc tốt hơn nếu bạn là người hướng nội
Bạn có bao giờ cố gắng để đóng góp bình luận hay câu nói đó trong các cuộc họp chưa? Bạn có tự hỏi làm thế nào để nói chuyện được nhiều hơn?
Khi tôi lần đầu tiên bắt đầu công việc hiện tại của mình cách đây vài năm, tôi đã có thời gian khó khăn nhất trong cuộc họp. Trong khi các đồng nghiệp của tôi trao đổi và đánh giá ý tưởng, tôi chỉ ngồi lặng lẽ. Tôi đã đính hôn, và tôi đang lắng nghe, nhưng ít khi tôi lên tiếng vì một trong hai lý do: tôi không thể nghĩ ra bất cứ điều gì để nói trong cuộc họp, hoặc tôi không biết bắt chuyện khi câu chuyện đã diễn ra được một lúc rồi.
Kết quả là, tôi đã rời khỏi nhiều cuộc họp mà tự hỏi mọi người nghĩ gì về tôi và ước gì tôi nói được nhiều hơn. Điều bực bội là ngay sau khi tôi trở lại không gian làm việc, dường như dòng chảy các những ý tưởng và những hiểu biết liên quan đến những gì đã được thảo luận cứ tuôn ra ào ào.
Có thể nói người hướng nội khó thích nghi trong một cuộc họp. Bạn biết bạn có những ý tưởng và thông tin chi tiết có giá trị, nhưng môi trường làm việc khiến bạn cảm thấy như rào cản. May mắn thay, có vài phương pháp để giúp bạn khắc phục vấn đề đó.
Bạn có muốn biết cách nói chuyện nhiều hơn trong một cuộc họp không? Tìm hiểu cách chia sẻ nhiều ý tưởng và thông tin chi tiết hơn với nhóm khi bạn ở cùng nhau.
1. Chuẩn bị trước.
Một trong những cách tốt nhất bạn có thể cải thiện trải nghiệm cuộc họp của mình là chuẩn bị trước. Nó cũng không mất nhiều thời gian, thông thường chỉ cần 5~10 phút là đủ.
Bắt đầu bằng cách nhận bảng kế hoạch cho buổi họp. Nếu người giám sát của bạn không đưa cho bạn, hãy hỏi người đó, bạn có thể giải thích rằng nó sẽ giúp bạn đóng góp ý tưởng tốt hơn.
Sau đó, hãy xem các chủ đề đã được lên kế hoạch và ưu tiên chúng từ quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất. Xác định những chủ đề quan trọng nhất mà bạn có thể nghiên cứu, thu thập thông tin bạn cần trên đó và viết suy nghĩ của bạn ra giấy.
Viết ra những suy nghĩ của bạn là chìa khóa. Làm như vậy sẽ giúp bạn xác định những gì bạn muốn nói và cho phép bạn giao tiếp rõ ràng. Hãy nhớ rằng ghi chú của bạn chỉ dành cho đôi mắt của bạn. Đừng lo lắng về việc viết một bản thật gọn gàng, chỉ cần đại ý là được.
2. Khẳng định bản thân.
Nếu bạn muốn tìm hiểu cách nói chuyện nhiều hơn trong các cuộc họp, hãy xem những người nói nhiều. Trong khi những người hướng nội cảm thấy ít thoải mái hơn trong các cuộc họp, thì những người hướng ngoại rất tự nhiên như thể đang ở trong nhà trong họ vậy. Họ được cho rằng hiếm khi nào sẽ nhận ý tưởng của người khácvà không ngại ngắt lời ai đó đang nói. Hơn nữa, họ không cảm thấy căng thẳng về việc có những suy nghĩ với nhau. Họ chỉ bắt đầu nói chuyện và mạch chuyện tiếp nối từ đó.
Mặc dù tôi không đề nghị bạn cứ nói chuyện sôi nổi, tôi khuyên bạn nên học “thần thái” của họ và thử chia sẻ ý tưởng trước khi chúng thật sự hoàn hảo. Người hướng nội có xu hướng chỉ muốn chia sẻ các giải pháp kỹ lưỡng, thấu đáo và thông tin chi tiết. Vì thế chúng tôi sẽ không nói gì cả. Cố gắng thoát khỏi tình trạng này theo thời gian và chia sẻ ý tưởng trước khi nó dần dần trở thành “hình hài” rõ ràng. Do đó, bạn hãy để nhóm của bạn hỗ trợ.
Tốt hơn, hãy đợi cho đến khi bạn có một ý tưởng được hình thành rõ ràng hơn, một ý tưởng mà bạn đã sử dụng cho buổi làm việc rồi bắt đầu tham gia bàn hội thảo, Hãy tiếp tục và nói chuyện với người khác nếu bạn cần, đặc biệt nếu đây là những gì người khác đang làm.
Một số người không ngại bị gián đoạn hoặc bị ngắt lời. Không phải tự nhiên mọi chuyện xảy ra vậy. Nếu bạn lắng nghe những gì họ phải nói trong hầu hết thời gian và bạn đối xử với họ một cách tôn trọng, bạn sẽ ở một vị trí thuận lợi khi đề cập vấn đề khi có cơ hội.
3. Gửi email về suy nghĩ của bạn.
Một sự khác biệt giữa người hướng nội và người hướng ngoại là người hướng nội suy nghĩ để nói chuyện trong khi người hướng ngoại nói chuyện để suy nghĩ. Đừng ngạc nhiên khi bạn gặp khó khăn khi chia sẻ trong một cuộc họp. Môi trường đó không có lợi cho việc suy nghĩ. Nếu bạn đang lắng nghe, thực sự lắng nghe thì bạn sẽ không có đủ không gian để suy nghĩ và có được ý tưởng, và vài người hướng nội lại cảm thấy ngại ngùng.
Ngay cả khi bạn đã chuẩn bị trước, bạn vẫn có thể vẫn cần phải suy nghĩ thêm sau cuộc họp. Các ý tưởng, các câu hỏi, các vấn đề và thông tin chi tiết mới sẽ nảy sinh khi bạn gặp gỡ đồng nghiệp của mình và bạn sẽ cần thời gian để trò chuyện với họ. Khi bạn quay trở lại bàn làm việc và bạn bắt đầu suy xét, đó là khi tất cả những ý tưởng tuyệt vời sẽ chợt đến.
Tận dụng tối đa chúng. Nếu bạn muốn biết cách nói chuyện nhiều hơn trong các cuộc họp, hãy thử làm điều đó bằng văn bản. Khi bạn đã có đủ thời gian để suy nghĩ, hãy soạn một email ngắn gọn trong không gian làm việc yên tĩnh và gửi nó đến những người tham gia cuộc họp. Viết sẽ không chỉ đủ khả năng cho bạn không gian để suy nghĩ, nó cũng sẽ cho phép bạn chia sẻ suy nghĩ của bạn một cách khéo léo hơn bạn có thể có trong cuộc trò chuyện.
4. Hãy nhớ rằng: Số lượng không đồng đều về chất lượng.
Cho dù bạn chia sẻ trong cuộc họp hoặc gửi email sau khi cuộc họp kết thúc, hãy nhớ rằng bạn không phải cần phải nói nhiều để tạo ra sự ý nghĩa.
Vận dụng vào sức mạnh hướng nội của bạn lắng nghe. Lắng nghe tất cả các đồng nghiệp của bạn đang nói. Phân tích, đánh giá và tổng hợp. Biết đâu đồng nghiệp của bạn sẽ bất ngờ với một giải pháp thông minh hoặc cái nhìn sâu sắc của bạn thì sao.
Trong cuốn Quiet Influence , Jennifer Kahnweiler kể câu chuyện về một nhà lãnh đạo hướng nội ngồi qua các cuộc họp mà không nói một lời nào. Đối với bất cứ ai không biết anh ta, anh ta xuất hiện thảnh thơi và một mình. Tuy nhiên, nhóm của anh ta biết điều gì đang thực sự xảy ra; anh ta đã theo dõi toàn bộ cuộc họp. Khi kết thúc các cuộc họp, anh đã tập hợp tất cả những gì đã được nói, làm nổi bật những điểm chính. Nhóm của anh luôn được hưởng từ những suy nghĩ của anh.
Khi nói đến các cuộc họp, bạn không cần biết cách nói nhiều hơn. Bạn chỉ cần dựa vào những điểm mạnh hướng nội của mình và đóng góp theo cách phù hợp với bạn, trong khi nhận ra sự khác biệt không có gì là sai.
